1с 8 3 Командировка Возврат Жд Билетов Приобретенных Подотчетным Лицом

Поэтому право на вычет уплаченных сумм НДС по услугам по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно возникает не ранее налогового периода, в котором билеты будут включены работниками в отчеты о служебных командировках (см. письмо Минфина России от 20.05.2008 N 03-07-11/197).

5. Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
— сумма сбора за оформление возврата отнесена на прочие расходы (на основании авансового отчета и квитанции разных сборов (справки)). В случае отсутствия квитанции на данный сбор или расшифровки в справке, выданной при обмене билета, бухгалтеру следует составить бухгалтерскую справку, приведя в ней необходимые расчеты.

Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).

В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).

Теперь нужно перейти в меню «Зарплата и кадры», выбрать раздел «Зарплата», затем «Все начисления». В открывшемся окне нажатием кнопки «Создать» и выбором подменю «Начисление зарплаты» откроется соответствующий документ. В нем заполняются месяц и год, наименование организации, подразделения. Ниже, в табличной части выбирается командированный сотрудник.

• приобретение и передача командируемому билетов или талонов на бензин;
• заполнение расходного кассового ордера при выдаче аванса;
• предоставление авансового отчета по возвращении обратно;
• начисление необходимых налогов и взносов при выплате суточных сверх установленных в целях налогообложения сумм;
• учет среднего заработка служащего компании на время командировки.

Как в авансовом отчете отразить расходы на проезд

Работодатель возмещает (оплачивает) расходы на проезд в случаях, установленных ТК РФ и локальными нормативными актами организации (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 168, ч. 1 ст. 168.1, ч. 3 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1, ч. 3 ст. 174, ч. 1, 3 ст. 325 ТК РФ), в частности, командированным работникам, работникам с разъездным характером работы (курьерам, экспедиторам и др.), работающим студентам.

Наличные деньги под отчет на приобретение денежных документов выдаются на основании приказа руководителя организации или заявления подотчетного лица (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание N 3210-У) в редакции Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У (далее — Указание N 5587-У)).

Обмен билетов до командировки в 1С Бухгалтерия

Форма компенсации расходов может быть любой – как денежной (выдать определенную сумму средств, о расходовании которой на приобретение билетов работник будет обязан отчитаться), так и натуральной – приобрести и передать ему билеты. Приобретенные проездные документы считаются денежным документом в соответствии с инструкциями Минфина РФ, поэтому учитываются на счете 50-3, где в 1С Бухгалтерия 8.3 отражаются все подобные элементы. Сумма, по которой билеты учитываются в регистрах учета, равна затратам на их приобретение. Проводки при покупке проездных документов следующие:

Иногда в компаниях возникают ситуации, когда после покупки авиабилетов для направления сотрудников в командировку, их требуется обменять или сдать. Причем выдача билетов сотруднику еще не проводилась. В такой ситуации есть определенные нюансы, как вести в 1С Бухгалтерия учет подобных хозяйственных операций.

Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)

Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).

При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах. При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.

Учет неустойки за возврат авиабилета в связи с изменением срока командировки

По договору перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира в пункт назначения, а пассажир обязуется уплатить установленную плату за проезд. Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, форма которого устанавливается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами (п. п. 1, 2 ст. 786 Гражданского кодекса РФ).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, приобретенный авиабилет установленной формы учитывается как денежный документ на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы» (в сумме фактических затрат на его приобретение).

Командировка не состоялась из‑за коронавируса

Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно. При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя.

• причины отмены командировки. Если в регионе или в другой стране ограничено посещение из-за угрозы заражения, сошлитесь на решение главы региона или рекомендации Роспотребнадзора;
• реквизиты приказа о направлении работника в командировку, который отменяется;
• порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.

1С: Бухгалтерия 8 редакция 3

Документ Поступление билетов с видом операции Доплата используется в программе для отражения в бухгалтерском учете фактов приобретения дополнительных услуг: выбор места, багаж, питание и т.п. Эти услуги должны быть включены в общую сумму в маршрутной квитанции.

Петрова успешно и плодотворно отработала в командировке и выполнила все задачи, поставленные перед ней руководством. Прибыв из командировки, она вышла на работу и предоставила в бухгалтерию авансовый отчет. В ее авансовом отчете нас будет интересовать только один проездной документ. Стоимость проезда включается в расходы на дату авансового отчета.

Учет денежных документов в 1С: Бухгалтерии

В деятельности многих организаций используются денежные документы, но далеко не все учитывают их правильно. Если обратиться к плану счетов, то мы увидим, что существует счет 50.03 «Денежные документы», с помощью которого ведется аналитический учет таких документов по видам и расходов на их приобретение. В статье подробно рассмотрим пример отражения операций с денежными документами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0.

Каждый документ учитывается отдельно в кассовой книге на разных листах, проставляется метка «фондовый» (Методические рекомендации по применению и заполнению кассовой книги, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н). Записи о движении следует вносить сразу же после выдачи или получения в журнал регистрации кассовых документов, который организация может разработать самостоятельно. В журнале нужно предусмотреть графы для подписей работников, участвующих в документообороте.

В соответствии со ст.168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, на субсчете 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса» учитываются, в частности, находящиеся в кассе организации оплаченные железнодорожные билеты в сумме фактических затрат на их приобретение (без учета НДС). Получение железнодорожных билетов от фирмы, занимающейся их продажей, отражается записью по дебету счета 50, субсчет 50-3, в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При этом сумма НДС, предъявленная фирмой при продаже билета, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции со счетом 60.
При перечислении оплаты за билеты производится запись по дебету счета 60 и кредиту счета 51 «Расчетные счета».
Выдача железнодорожного билета командированному сотруднику отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счета 50, субсчет 50-3.
Согласно Уставу железнодорожного транспорта Российской Федерации, утвержденному Федеральным законом от 10.01.2003 N 18-ФЗ, при возврате неиспользованного проездного документа (билета) для проезда в поезде дальнего следования пассажир имеет право:
не позднее чем за восемь часов до отправления поезда получить обратно стоимость проезда, состоящую из стоимости билета и стоимости плацкарты;
менее чем за восемь часов, но не позднее чем за два часа до отправления поезда получить стоимость билета и 50 процентов стоимости плацкарты;
менее чем за два часа до отправления поезда получить обратно стоимость билета. Стоимость плацкарты в таком случае не выплачивается.
Возврат причитающихся сумм за неиспользованные проездные документы (билеты) осуществляется в порядке, определенном правилами перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом (ст.83 Устава).
Во всех случаях возврата денег за неиспользованные проездные документы (билеты) и несостоявшуюся перевозку багажа все проездные документы (билеты) и квитанции доплат остаются у железной дороги или на станции и служат основанием для выплаты платежей (п.61 Правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденных Приказом МПС России от 26.07.2002 N 30). Кроме того, за операцию по оформлению возврата денег за неиспользованный проездной документ (билет) взимается сбор в размере, установленном МПС России (п.157 Правил).
Расчеты с подотчетными лицами регламентированы п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. В рассматриваемой ситуации сотрудник, вернувшийся из командировки, в течение 3 рабочих дней представляет в бухгалтерию организации Авансовый отчет (Унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55), к которому прикладывает приобретенный взамен сданного железнодорожный билет, а также объяснительную записку, в которой указывает сумму, полученную за сданный билет, и причину, вызвавшую необходимость возврата выданного ему железнодорожного билета в кассу вокзала.
В рассматриваемой ситуации сотрудник взамен сданного билета приобретает в кассе вокзала другой, причем сумма НДС в билете не выделена отдельной строкой.
Пунктом 7 ст.171 Налогового кодекса РФ установлено, что вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, в частности расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно. При этом в соответствии с п.1 ст.172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст.171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п.п.3, 6 — 8 ст.171 НК РФ. Основанием для вычета сумм НДС, уплаченных за проезд к месту служебной командировки и обратно, при приобретении за наличный расчет подотчетными лицами проездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно (пункты отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации) является сумма налога, выделенная в проездном документе (билете) отдельной строкой (Письмо МНС России от 04.12.2003 N 03-1-08/3527/13-АТ995 «О налоговых вычетах по НДС при командировках». В том случае, если в расчетных документах нет ссылки на предъявленные налогоплательщику суммы НДС, вся сумма, указанная в этих документах, включается в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Следовательно, если в билетах, подтверждающих стоимость проезда сотрудника из командировки к месту постоянной работы, нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, то данные расходы на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ в полной сумме относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Такая позиция МНС России содержится в упомянутом Письме.
В бухгалтерском учете расходы организации на командировку сотрудника отдела сбыта признаются расходами по обычным видам деятельности, как расходы, связанные с продажей продукции (п.5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
На основании авансового отчета в бухгалтерском учете организации производится запись по дебету счета 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 71 на стоимость приобретенного сотрудником за наличный расчет билета.
Разница между фактической стоимостью (без НДС) обратного билета, приобретенного организацией для командированного сотрудника, и суммой, полученной сотрудником при сдаче этого билета, состоит из сервисного сбора, части стоимости проезда, удержанной при возврате билета менее чем за восемь часов до отправления поезда, и сбора за операцию по оформлению возврата денег. Указанная сумма разницы в бухгалтерском учете признается прочим внереализационным расходом (п.12 ПБУ 10/99) и отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», и кредиту счета 71.
Сумма НДС, уплаченная фирме-продавцу при приобретении железнодорожного билета, впоследствии возвращенного в кассу вокзала, не может быть принята к вычету, так как услуга по перевозке пассажира — сотрудника организации не была оказана и, следовательно, не выполняется условие п.1 ст.172 НК РФ для принятия к вычету сумм НДС по товарам (работам, услугам). Указанная сумма НДС признается прочим внереализационным расходом организации (п.12 ПБУ 10/99) и списывается в дебет счета 91, субсчет 91-2, с кредита счета 19.
Для целей налогообложения прибыли согласно п.1 ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) организацией. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Поскольку в рассматриваемой ситуации сотрудником организации документально не подтверждена сумма, полученная им за сданный билет, по нашему мнению, сумма разницы между фактической стоимостью сданного билета (с НДС) и заявленной сотрудником суммой, полученной за билет, не может быть признана расходом, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль.
В этом случае в соответствии с п.п.4, 6, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н, возникает постоянная разница, отражаемая обособленно в аналитическом учете и приводящая к возникновению постоянного налогового обязательства. Постоянное налоговое обязательство признается организацией в том отчетном периоде, в котором возникает постоянная разница, и равняется величине, определяемой как произведение постоянной разницы, возникшей в отчетном периоде, на ставку налога на прибыль, установленную законодательством Российской Федерации о налогах и сборах и действующую на отчетную дату. Постоянные налоговые обязательства отражаются в бухгалтерском учете на счете 99 «Прибыли и убытки» (субсчет «Постоянное налоговое обязательство») в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
После утверждения авансового отчета сотрудника ему выплачивается перерасход в сумме разницы между стоимостью приобретенного им билета и суммой, полученной при возврате билета, приобретенного организацией. При этом производится запись по дебету счета 71 в корреспонденции со счетом 50, субсчет 50-1 «Касса организации».

Сотрудник отдела сбыта организации направлен в служебную командировку. Железнодорожные билеты в оба конца оплачены по безналичному расчету фирме, занимающейся их продажей. При этом стоимость обратного билета составляла 1771 руб., в том числе НДС 270,15 руб., плюс сервисный сбор и комиссия — 259 руб., в том числе НДС 39,51 руб. В связи с возникшей производственной необходимостью сотрудник был вынужден задержаться, поэтому сдал обратный билет в кассу вокзала и купил другой на тот же день, но на более позднее время. В соответствии с объяснительной запиской сотрудника за сданный билет он получил 1073 руб. Стоимость купленного взамен билета составила 1543 руб.(НДС не выделен в билете отдельной строкой). Как отразить указанные операции в бухгалтерском и налоговом учете?

Заключение. Изучив процесс учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), можно отметить, как и положительные, так и отрицательные моменты. Так, например, в программе поддерживаются расчеты с подотчетными лицами наличными через кассу и через банк с использованием платежных карт, что очень удобно. К плюсам также можно отнести то, что при проведении документа Авансовый отчет автоматически оприходуются все ТМЦ, приобретенные подотчетным лицом; погашается задолженность перед поставщиками за счет подотчетных средств; списывается задолженность с подотчетного лица. Но есть несколько моментов, которым программа «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) не уделила должного внимания, и которые следует учитывать:

· чтобы создать документ Авансовый отчет, заходим в раздел Банк и касса, пункт Авансовые отчеты. В форме списка нажимаем кнопку Создать. Откроется форма нового документа. В документе отражаются сумма полученного аванса, назначение аванса, оформляются бухгалтерские записи по представленным отчетным документам, в качестве приложений вносятся первичные документы, представленные подотчетным лицом [1-4,6,10].

Во-первых, если организация покупала билет за свой счет, а затем выдавала его сотруднику, то выданный билет будет отражен как аванс в блоке по авансам/перерасходам. Т.е. там будет и стоимость выданного билета вместе с НДС, и если еще выдавались денежные средства, то и они тоже.

Итак, электронный билет у вас есть. Теперь нужно определиться, можно ли на его основании признать расходы на поездку. Во-первых, расходы на поездку работника по служебным делам в целях расчета налога на прибыль учитываются в составе командировочных расходов – пп.12 п.1 ст.264 НК, и относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Во-вторых, не следует забывать, что требование п.1 ст.252 НК об экономической обоснованности и документальной подтвержденности никто не отменял.

ПКО возврат от подотчетного лица в 1С Бухгалтерия 3

По умолчанию вид операции нового приходного кассового ордера — “Оплата от покупателя”, но мы возьмем вид операции “Возврат от подотчетного лица”, поэтому выберем его в поле “Вид операции”. Далее необходимо выбрать подотчетное лицо, которое будет возвращать деньги, сумму возврата, выбрать статью движения денежных средств(выберем — “Возврат денежных средств подотчетником”), в поле основание также напишем строку — “Возврат денежных средств подотчетником”. В поле “Приложение” пишется документ, по которому осуществляется данная операция(можно оставить пустым).

Все необходимые поля заполнены и теперь следует провести документ, нажав соответственную кнопку на верхней панели. ПКО с видом операции “Возврат от подотчетного лица” делает проводку 50.01 — 71.01 на сумму операции. Щелкнув по кнопке “Печать” документ можно распечатать.

1С: Бухгалтерия 8 редакция 3

Порядок учета электронных проездных документов законодательством не регламентирован. На практике, в бухгалтерском учете, сложились два способа учета электронных билетов: в качестве денежных документов, учитываемых на счете 50.03 «Денежные документы», или в качестве предоплаты услуг перевозчика с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При проведении документ оприходует приобретенный авиабилет, как дебиторскую задолженность по счету 76.14 «Приобретение билетов для командировок», и зачтет предоплату. Как мы уже отмечали, учет по счету 76.14 ведется в разрезе сотрудников и приобретенных для них проездных документов.